Расчет объемов документной и речевой информации и нагрузки руководителей и специалистов ПЭО

Рациональная организация системы управления предполагает более или менее точное определение объема документооборота. Под его объемом понимается суммарное количество документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Величина потока документной информации (Mg) представляет собой объем информации, передаваемой за определенный период времени, и может быть представлена выражением:

Mg = DOg / Dt (22),

где:

DOg - объем документной информации;

Dt - период времени, в течение которого документообъем действует.

Для выявления объема документооборота прибегают к подсчету количества документов в каждом потоке по видам, корреспондентам (адресам), местам подготовки или исполнения документации. Для определения информационных характеристик предприятия во всех его структурных подразделениях составляется опись документов по форме Ф01-1. В описи фиксируют все поступившие, копии отправляемых и внутренние производные документы. В Ф01-1 указываются системы кодирования и классификации документов. В графах описи документы проходят по наименованию, основному содержанию, уровню стандартизации - типизации.

Подсчет количества символов в документопотоках ведется в таблице 3.2.1.

Таблица 3.2.1

Объем документной информации ПЭО за июнь 2001 года